Als ondernemer heb je het druk, en e-mails naar klanten schieten er dan al snel bij in. Met e-mailautomatisering stel je een e-mail of reeks één keer goed in, waarna hij automatisch op het juiste moment wordt verstuurd. In deze blog lees je welke vijf automatiseringen voor vrijwel elk MKB-bedrijf de moeite waard zijn.
Wat is e-mailautomatisering eigenlijk?
Bij e-mailautomatisering verstuur je e-mails op basis van een trigger: iets wat een contactpersoon doet, of een moment dat aanbreekt. Denk aan een inschrijving op je nieuwsbrief, een offerte-aanvraag, een bestelling of een datum. Zodra die trigger plaatsvindt, start het systeem een vooraf ingestelde e-mail of reeks e-mails.
Het voordeel is duidelijk: je communiceert persoonlijk en op het juiste moment, zonder dat je er elke keer zelf aan hoeft te denken. Moderne e-mailplatforms, zoals ActiveCampaign, maken het mogelijk om dit soort flows visueel op te bouwen en te koppelen aan je website, webshop of CRM.
1. De welkomstreeks
Iemand schrijft zich in voor je nieuwsbrief of maakt een account aan. Op dat moment is de interesse in jouw bedrijf het grootst. Dat is hét moment om een goede eerste indruk te maken.
Een welkomstreeks bestaat meestal uit twee tot vier e-mails, verspreid over een paar dagen of weken. Bijvoorbeeld:
- Mail 1: een warm welkom, wat de lezer van je kan verwachten en eventueel de beloofde download of kortingscode.
- Mail 2: wie je bent, waar je voor staat en wat je anders doet dan anderen.
- Mail 3: je populairste diensten of producten, of een handige tip die laat zien dat je verstand van zaken hebt.
Houd de toon persoonlijk en de e-mails kort. Het doel is vertrouwen opbouwen, niet meteen zo veel mogelijk verkopen.
2. Verlaten winkelwagen of offerte-opvolging
Heb je een webshop? Dan ken je het fenomeen: iemand legt producten in de winkelwagen, maar rekent niet af. Een automatische herinnering, bijvoorbeeld een paar uur later of de volgende dag, brengt een deel van die bezoekers alsnog terug. Laat in de e-mail zien welke producten er nog klaarliggen en maak het makkelijk om direct verder te gaan met bestellen.
Voor dienstverleners werkt hetzelfde principe met offertes. Je hebt een offerte verstuurd, maar hoort niets meer. In plaats van zelf bij te houden wie je moet nabellen, stuur je automatisch een vriendelijke opvolgmail:
- na een paar dagen: “Heb je de offerte goed ontvangen? Heb je nog vragen?”
- na een week of twee: een korte mail met een veelgestelde vraag of een voorbeeld van eerder werk;
- als er dan nog geen reactie is: een signaal aan jezelf om even te bellen.
Zorg wel dat de automatisering stopt zodra iemand heeft besteld of de offerte heeft geaccepteerd. Niets is zo onhandig als een herinnering voor iets wat al geregeld is.
3. Verjaardag of jubileum
Een e-mail op een persoonlijk moment laat zien dat je klanten niet zomaar een nummer zijn. Dat kan een verjaardag zijn, maar ook een jubileum: één jaar klant, het moment waarop iemand zijn eerste bestelling deed of de datum waarop een project werd opgeleverd.
Ideeën voor zo’n e-mail:
- een persoonlijke felicitatie of bedankje;
- een kleine attentie, zoals een kortingscode of gratis extraatje;
- een herinnering aan onderhoud of een check-up, als dat past bij je dienst.
Vraag alleen om een geboortedatum als je die echt gebruikt, en wees helder over waarom je hem vraagt. Een jubileummail kan vaak al met gegevens die je toch al hebt, zoals de datum van de eerste aankoop.
4. De heractivatiecampagne
In elke e-maillijst zitten mensen die al een tijd niets meer openen of klikken. Of klanten die lang geleden voor het laatst iets kochten. Met een heractivatiecampagne probeer je die groep weer actief te krijgen.
Zo’n reeks kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- een “we missen je”-mail met een overzicht van wat er nieuw is;
- een aanbod of handige tip om de interesse opnieuw te wekken;
- een laatste mail waarin je vraagt of iemand nog e-mails wil ontvangen.
Reageert iemand daarna nog steeds niet? Dan is het vaak verstandig om die contactpersoon uit je actieve lijst te halen. Dat voelt misschien tegenstrijdig, maar een kleinere lijst met betrokken lezers is waardevoller dan een grote lijst met mensen die nooit iets openen. Het helpt bovendien je afzenderreputatie, waardoor je e-mails vaker in de inbox belanden in plaats van in de spamfolder.
5. Het reviewverzoek
Reviews zijn goud waard voor je online reputatie en je lokale vindbaarheid. Toch vragen veel ondernemers er simpelweg niet om, omdat het erbij inschiet. Een automatische e-mail kort na een aankoop of afgeronde opdracht lost dat op.
Tips voor een goed reviewverzoek:
- verstuur het op een logisch moment, bijvoorbeeld een paar dagen na levering of oplevering;
- houd de e-mail kort en persoonlijk;
- maak het makkelijk met één duidelijke knop naar bijvoorbeeld je Google Bedrijfsprofiel;
- vraag iedereen om een eerlijke review, niet alleen de klanten van wie je een positieve reactie verwacht.
Let op de AVG: toestemming is de basis
Automatisering maakt het makkelijk om veel e-mails te versturen, maar de regels blijven gewoon gelden. Voor commerciële e-mails heb je in principe vooraf toestemming nodig van de ontvanger. Voor bestaande klanten geldt onder voorwaarden een uitzondering: je mag ze e-mailen over vergelijkbare producten of diensten, zolang je ze bij het verzamelen van hun e-mailadres en in elke e-mail de mogelijkheid geeft om zich af te melden.
Een paar praktische aandachtspunten:
- gebruik geen vooraf aangevinkte vakjes voor je nieuwsbrief;
- leg vast wanneer en hoe iemand toestemming gaf;
- zorg voor een werkende afmeldlink in elke commerciële e-mail;
- verzamel alleen gegevens die je echt nodig hebt.
Twijfel je over jouw situatie? Laat je dan goed informeren. Het is altijd beter om het vooraf goed te regelen dan achteraf te moeten repareren.
Samengevat
- Welkomstreeks: maak een sterke eerste indruk bij nieuwe inschrijvers.
- Winkelwagen- of offerte-opvolging: haal twijfelaars alsnog over de streep.
- Verjaardag of jubileum: laat zien dat je klanten persoonlijk kent.
- Heractivatie: wek slapende contacten weer tot leven, of neem afscheid.
- Reviewverzoek: bouw structureel aan je online reputatie.
Begin gerust met één of twee van deze automatiseringen en breid daarna stap voor stap uit. Meet wat werkt, zoals openingen, klikken en vooral aanvragen of bestellingen, en verbeter je e-mails op basis daarvan.
Aan de slag met e-mailautomatisering
Wil je deze automatiseringen goed inrichten, maar weet je niet waar je moet beginnen? PixelEffect is ActiveCampaign-partner en helpt MKB-bedrijven met slimme e-mailmarketing, van strategie tot technische koppeling. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.